Ketika bisnis online masih kecil, banyak pekerjaan biasanya dilakukan sendiri. Mulai dari menerima pesanan, membalas chat customer, mengecek stok, menyiapkan produk, mencatat pembayaran, sampai melakukan promosi.
Cara seperti ini memang masih memungkinkan ketika jumlah pesanan sedikit. Namun, semakin banyak customer dan transaksi, semakin mudah terjadi kesalahan jika semua proses hanya mengandalkan ingatan.
Salah satu cara untuk membuat operasional lebih rapi adalah menggunakan SOP atau Standard Operating Procedure. SOP membantu menentukan bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan secara konsisten, sehingga aktivitas bisnis tidak selalu bergantung pada satu orang atau ingatan pemilik usaha.
Apa Itu SOP dalam Bisnis Online?
SOP adalah panduan tertulis yang menjelaskan langkah-langkah untuk melakukan suatu pekerjaan.
Dalam bisnis online, SOP tidak harus berupa dokumen panjang dengan bahasa yang rumit. Untuk bisnis kecil, SOP bahkan bisa berupa checklist sederhana yang menjelaskan apa yang harus dilakukan dari awal sampai akhir.
Contohnya, ketika ada customer melakukan pemesanan, alurnya dapat dibuat seperti:
Customer pesan → cek stok → konfirmasi pesanan → cek pembayaran → siapkan produk → kirim/serahkan pesanan → update status → catat transaksi.
Dengan alur yang jelas, kemungkinan ada langkah yang terlewat dapat dikurangi.
Mengapa Bisnis Online Membutuhkan SOP?
SOP membantu pemilik bisnis menjaga proses kerja tetap konsisten meskipun jumlah pesanan mulai meningkat.
Misalnya, tanpa SOP, satu pesanan mungkin langsung diproses setelah pembayaran. Pesanan lain bisa saja lupa dicatat atau belum dicek stoknya. Masalah kecil seperti ini dapat menjadi lebih sering terjadi ketika jumlah transaksi bertambah.
SOP juga membantu ketika bisnis mulai dibantu orang lain. Karyawan atau anggota tim tidak harus selalu bertanya kepada pemilik karena sudah memiliki panduan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
1. Mulai dari Proses yang Paling Sering Dilakukan
Tidak perlu membuat SOP untuk semua aktivitas bisnis sekaligus.
Mulailah dari proses yang dilakukan berulang kali setiap hari atau setiap minggu. Proses tersebut biasanya memiliki dampak langsung terhadap customer dan operasional bisnis.
Beberapa contoh proses yang bisa dibuatkan SOP:
Menerima pesanan
Membalas pertanyaan customer
Memproses pembayaran
Menyiapkan barang
Mengemas produk
Mengirim pesanan
Mengelola stok
Membuat konten
Menangani komplain
Mencatat pemasukan dan pengeluaran
Pilih satu atau dua proses terlebih dahulu. Setelah terbiasa, SOP lainnya dapat dibuat secara bertahap.
2. Tentukan Tujuan Setiap SOP
Sebelum menulis langkah-langkahnya, tentukan terlebih dahulu tujuan SOP tersebut.
Misalnya SOP pemrosesan pesanan bertujuan untuk memastikan setiap pesanan diperiksa, diproses, dan dicatat dengan benar.
Tujuan yang jelas membuat isi SOP lebih terarah. Kamu tidak perlu memasukkan langkah yang sebenarnya tidak berhubungan dengan proses tersebut.
Contohnya:
SOP Pemrosesan Pesanan
Tujuan: memastikan setiap pesanan customer diproses secara tepat dan tidak ada informasi penting yang terlewat.
Dengan tujuan seperti ini, langkah berikutnya menjadi lebih mudah ditentukan.
3. Buat Alur Kerja Sesederhana Mungkin
SOP yang baik tidak harus panjang. Justru untuk bisnis kecil, SOP sebaiknya mudah dibaca dan langsung dapat digunakan.
Contohnya:
SOP Pesanan Masuk
Periksa produk yang dipesan.
Periksa ketersediaan stok.
Konfirmasi jumlah dan harga kepada customer.
Kirim informasi pembayaran jika diperlukan.
Periksa pembayaran.
Siapkan produk.
Periksa kembali pesanan.
Kirim atau serahkan produk.
Simpan bukti transaksi.
Catat transaksi.
Urutan seperti ini lebih mudah digunakan daripada penjelasan panjang mengenai bagaimana pesanan harus diproses.
4. Buat SOP untuk Pengelolaan Stok
Stok merupakan salah satu bagian yang penting untuk memiliki prosedur yang jelas.
Misalnya, setiap kali produk terjual, stok harus dikurangi. Ketika barang baru datang, jumlah stok harus ditambahkan. Secara berkala, jumlah stok yang tercatat juga perlu dibandingkan dengan stok fisik.
SOP sederhana dapat dibuat seperti:
Barang masuk → hitung jumlah → periksa kondisi → catat → simpan.
Sedangkan untuk barang keluar:
Pesanan diterima → cek stok → ambil barang → kurangi stok → periksa pesanan → kirim.
Dengan prosedur seperti ini, pencatatan stok menjadi bagian dari proses kerja, bukan pekerjaan yang baru dilakukan ketika terjadi masalah.
Untuk panduan lebih lengkap, baca juga Cara Mengelola Stok Barang untuk Jualan Online agar Tidak Berantakan.
5. Buat SOP untuk Membalas Customer
Komunikasi dengan customer juga dapat dibuat lebih konsisten.
Bukan berarti semua customer harus mendapatkan jawaban yang kaku. SOP dapat digunakan sebagai panduan mengenai informasi apa saja yang perlu diberikan.
Misalnya ketika customer menanyakan produk:
Nama produk
Harga
Variasi
Ketersediaan
Informasi penting produk
Cara pemesanan
Informasi pengiriman
Dengan informasi yang lengkap, customer tidak perlu berkali-kali bertanya mengenai hal yang sama.
Deskripsi produk yang jelas juga dapat membantu mengurangi pertanyaan berulang. Kamu bisa membaca Cara Membuat Deskripsi Produk yang Menarik agar Customer Mau Membeli.
6. Buat SOP untuk Komplain Customer
Komplain sebaiknya tidak ditangani berdasarkan emosi atau situasi saat itu.
Buat alur sederhana agar setiap keluhan mendapatkan penanganan yang konsisten.
Contohnya:
Terima keluhan → dengarkan masalah → minta informasi/bukti yang diperlukan → periksa transaksi → tentukan solusi → sampaikan solusi → catat kasus.
Tidak semua komplain harus menghasilkan pengembalian uang atau penggantian produk. Solusinya dapat disesuaikan dengan jenis masalah dan kebijakan bisnis.
Yang penting, customer mengetahui bahwa keluhannya ditangani dengan jelas.
Hal ini juga berkaitan dengan kepercayaan customer. Untuk membangun kepercayaan sejak awal, baca Cara Membuat Customer Percaya untuk Membeli Produk Secara Online.
7. Buat SOP untuk Konten dan Promosi
Promosi yang dilakukan secara rutin juga akan lebih mudah jika memiliki alur kerja.
Misalnya:
Tentukan produk yang ingin dipromosikan.
Tentukan tujuan konten.
Siapkan foto atau video.
Buat caption.
Tambahkan informasi harga atau promo.
Arahkan customer ke katalog atau WhatsApp.
Publikasikan.
Catat hasilnya jika diperlukan.
Dengan SOP seperti ini, membuat konten tidak harus selalu dimulai dari nol.
Untuk mendapatkan ide yang lebih banyak, baca Cara Membuat Konten Promosi Produk yang Menarik untuk Jualan Online.
8. Gunakan Checklist untuk Pekerjaan Berulang
Checklist adalah salah satu bentuk SOP yang paling mudah diterapkan.
Misalnya sebelum mengirim pesanan:
Produk sesuai
Jumlah sesuai
Varian sesuai
Kondisi produk diperiksa
Kemasan sudah benar
Alamat penerima diperiksa
Bukti pesanan disimpan
Status pesanan diperbarui
Checklist sederhana dapat membantu mengurangi kesalahan yang terjadi karena terburu-buru atau lupa.
Untuk bisnis kecil, checklist sering kali lebih praktis daripada membuat dokumen SOP yang terlalu panjang.
9. Hubungkan SOP dengan Katalog Produk
Katalog produk juga dapat menjadi bagian dari alur operasional bisnis.
Ketika produk memiliki nama, foto, harga, deskripsi, dan kategori yang jelas, customer dapat memperoleh informasi dasar tanpa harus selalu bertanya kepada penjual.
Alurnya bisa dibuat seperti:
Konten/promosi → katalog → pilih produk → customer menghubungi penjual → konfirmasi pesanan → proses pesanan.
Katalog yang rapi juga memudahkan pemilik bisnis ketika memperbarui informasi produk.
Pelajari juga Cara Membuat Katalog Produk yang Menarik agar Customer Mau Membeli.
10. Evaluasi SOP Secara Berkala
SOP bukan dokumen yang harus dibuat sekali lalu tidak pernah diubah.
Ketika bisnis berkembang, proses kerja juga dapat berubah.
Misalnya awalnya semua pesanan diproses sendiri oleh pemilik. Setelah jumlah pesanan bertambah, pekerjaan mulai dibagi dengan anggota tim. SOP kemudian perlu diperbarui agar pembagian tugas menjadi lebih jelas.
Evaluasi juga dapat dilakukan ketika sering ditemukan kesalahan yang sama.
Jika sebuah kesalahan terus terjadi meskipun SOP sudah tersedia, mungkin langkahnya terlalu rumit, kurang jelas, atau belum sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Contoh SOP Sederhana untuk Bisnis Online
Berikut contoh alur yang dapat digunakan sebagai dasar:
Pesanan
Pesanan masuk → cek produk → cek stok → konfirmasi → pembayaran → siapkan produk → periksa → kirim → catat.
Stok
Barang masuk → hitung → periksa → catat → simpan.
Barang terjual → ambil → periksa → kurangi stok → kirim.
Komplain
Keluhan masuk → identifikasi masalah → periksa transaksi → tentukan solusi → sampaikan → catat.
Promosi
Pilih produk → buat konten → publikasikan → arahkan ke katalog → tangani pertanyaan → evaluasi.
Dari empat proses tersebut saja, bisnis kecil sudah memiliki dasar operasional yang jauh lebih terstruktur.
Kesalahan Saat Membuat SOP
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari.
Membuat SOP terlalu rumit
Jika SOP sulit dipahami, orang justru akan malas menggunakannya.
Membuat SOP tanpa mencoba prosesnya
Sebaiknya lakukan sendiri alurnya terlebih dahulu. Dengan begitu, langkah yang tidak diperlukan dapat dihapus.
Tidak memperbarui SOP
SOP harus mengikuti kondisi bisnis yang sebenarnya.
Membuat terlalu banyak SOP sekaligus
Lebih baik memiliki beberapa SOP yang benar-benar digunakan daripada puluhan dokumen yang tidak pernah dibuka.
Tidak menentukan siapa yang bertanggung jawab
Jika bisnis sudah memiliki tim, setiap proses sebaiknya memiliki penanggung jawab yang jelas.
Bagaimana Memulai SOP Jika Bisnis Masih Kecil?
Jika bisnis masih dikelola sendiri, cukup mulai dengan tiga SOP:
SOP pesanan — bagaimana pesanan diterima sampai selesai.
SOP stok — bagaimana barang masuk, keluar, dan diperiksa.
SOP customer — bagaimana pertanyaan dan komplain ditangani.
Setelah bisnis berkembang, tambahkan SOP untuk keuangan, promosi, pengiriman, pembelian, dan pekerjaan lain yang mulai dilakukan secara rutin.
Tidak perlu menunggu bisnis menjadi besar untuk mulai membuat SOP. Justru kebiasaan membuat proses yang rapi sejak awal dapat membuat perkembangan bisnis lebih mudah dikelola.
Kesimpulan
Cara membuat SOP bisnis online untuk pemula tidak harus dimulai dengan dokumen yang panjang dan rumit. Mulailah dari pekerjaan yang sering dilakukan, tentukan tujuannya, susun langkah secara sederhana, lalu gunakan checklist jika diperlukan.
SOP dapat membantu bisnis menjaga konsistensi dalam menerima pesanan, mengelola stok, melayani customer, dan menjalankan promosi. Ketika bisnis mulai memiliki lebih banyak pesanan atau anggota tim, SOP juga dapat menjadi panduan agar pekerjaan tidak selalu bergantung pada pemilik.
Yang terpenting bukan seberapa banyak SOP yang dimiliki, tetapi apakah SOP tersebut benar-benar membantu pekerjaan menjadi lebih jelas, konsisten, dan mudah dilakukan.
Untuk bisnis online yang ingin mulai lebih rapi, salah satu langkah sederhana adalah menata informasi produk terlebih dahulu. Dengan Qlike, produk dapat ditampilkan dalam katalog online yang berisi foto, nama, harga, deskripsi, dan kategori, kemudian dibagikan melalui satu tautan kepada customer. Dari sana, customer dapat melihat produk sebelum melanjutkan komunikasi atau pemesanan melalui WhatsApp.
