Memulai bisnis online tidak cukup hanya dengan mendapatkan banyak pesanan. Pemilik bisnis juga perlu mengetahui berapa uang yang masuk, berapa biaya yang dikeluarkan, dan berapa keuntungan yang sebenarnya diperoleh. Cara mencatat keuangan bisnis online.
Sayangnya, pencatatan keuangan sering dianggap rumit oleh pemula. Padahal, bisnis kecil tidak harus langsung menggunakan sistem akuntansi yang kompleks. Dengan pencatatan sederhana dan dilakukan secara konsisten, kondisi keuangan bisnis sudah jauh lebih mudah dipantau.
Artikel ini membahas cara mencatat keuangan bisnis online untuk pemula, mulai dari memisahkan uang pribadi dan bisnis, mencatat pemasukan serta pengeluaran, menghitung keuntungan, hingga mengevaluasi hasil penjualan.
Mengapa Keuangan Bisnis Online Perlu Dicatat?
Salah satu kesalahan yang cukup sering terjadi dalam bisnis kecil adalah menganggap uang yang ada di rekening sebagai keuntungan. Padahal, uang tersebut bisa saja masih diperlukan untuk membeli stok, membayar biaya operasional, atau memenuhi pesanan berikutnya.
Tanpa pencatatan, pemilik bisnis akan sulit mengetahui apakah penjualan benar-benar menghasilkan keuntungan. Bisnis mungkin terlihat ramai, tetapi uang yang tersisa ternyata sedikit.
Pencatatan keuangan membantu pemilik bisnis melihat kondisi usaha berdasarkan data, bukan hanya berdasarkan jumlah pesanan yang masuk.
1. Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Bisnis
Langkah pertama yang paling penting adalah memisahkan keuangan pribadi dari keuangan bisnis.
Jika semua uang dicampur dalam satu rekening atau dompet, akan sulit mengetahui berapa uang yang sebenarnya dimiliki bisnis. Pengambilan uang untuk kebutuhan pribadi juga dapat membuat keuntungan bisnis terlihat lebih besar atau lebih kecil dari kondisi sebenarnya.
Tidak harus langsung membuat rekening perusahaan. Untuk bisnis kecil, pemisahan sederhana saja sudah cukup sebagai langkah awal.
Misalnya, gunakan satu rekening atau dompet digital khusus untuk transaksi bisnis. Ketika mengambil uang dari bisnis untuk kebutuhan pribadi, catat transaksi tersebut agar tidak dianggap sebagai biaya produk.
2. Catat Semua Uang yang Masuk
Setiap pemasukan sebaiknya dicatat, bukan hanya transaksi dalam jumlah besar.
Pemasukan dapat berasal dari penjualan produk, biaya tambahan, atau sumber lain yang memang berkaitan dengan bisnis. Catatan sederhana dapat berisi tanggal, produk, jumlah penjualan, dan nominal yang diterima.
Contohnya:
Tanggal | Keterangan | Pemasukan |
|---|---|---|
24 Sep | Penjualan Paket Ayam | Rp75.000 |
24 Sep | Penjualan Sambal | Rp25.000 |
25 Sep | Penjualan Paket Ayam | Rp150.000 |
Dengan catatan seperti ini, pemilik bisnis dapat mengetahui total penjualan dalam periode tertentu tanpa harus mengandalkan ingatan.
3. Catat Pengeluaran Bisnis
Selain pemasukan, semua pengeluaran yang berkaitan dengan bisnis juga perlu dicatat.
Contohnya adalah pembelian stok, bahan baku, kemasan, ongkos kirim yang ditanggung penjual, biaya iklan, biaya layanan platform, hingga perlengkapan untuk menjalankan usaha.
Jangan hanya mencatat pengeluaran besar. Pengeluaran kecil yang dilakukan berkali-kali juga dapat memengaruhi keuntungan.
Misalnya, biaya kemasan Rp2.000 terlihat kecil untuk satu pesanan. Namun jika digunakan untuk 100 pesanan, totalnya sudah menjadi Rp200.000.
4. Bedakan Penjualan, Modal, dan Keuntungan
Tiga hal ini sering dianggap sama, padahal berbeda.
Penjualan adalah uang yang diperoleh dari menjual produk. Modal atau biaya adalah uang yang dikeluarkan untuk menghasilkan atau menjual produk. Sementara keuntungan adalah selisih antara pendapatan dan biaya yang diperhitungkan.
Contoh sederhana:
Penjualan: Rp1.000.000
Biaya produk: Rp600.000
Biaya kemasan dan operasional: Rp150.000
Keuntungan: Rp250.000
Jadi, mendapatkan penjualan Rp1.000.000 tidak berarti bisnis memperoleh keuntungan Rp1.000.000.
Memahami perbedaan ini penting ketika menentukan harga jual. Jika harga belum memperhitungkan biaya yang relevan, produk bisa terlihat laku tetapi sebenarnya memberikan keuntungan yang terlalu kecil.
Untuk memahami penentuan harga dengan lebih baik, baca juga artikel Cara Menentukan Harga Jual Produk untuk Pemula.
5. Buat Catatan Keuangan yang Sederhana
Pemula tidak perlu langsung membuat laporan keuangan yang rumit. Yang paling penting adalah sistem tersebut mudah digunakan dan dapat diperbarui secara konsisten.
Salah satu format sederhana yang bisa digunakan adalah:
Tanggal | Keterangan | Pemasukan | Pengeluaran | Saldo |
|---|---|---|---|---|
24 Sep | Penjualan | Rp500.000 | - | Rp500.000 |
24 Sep | Beli bahan | - | Rp200.000 | Rp300.000 |
25 Sep | Penjualan | Rp350.000 | - | Rp650.000 |
25 Sep | Kemasan | - | Rp50.000 | Rp600.000 |
Catatan seperti ini dapat dibuat menggunakan spreadsheet, aplikasi pencatatan keuangan, atau metode sederhana lain yang mudah digunakan.
Yang lebih penting daripada memilih aplikasi yang canggih adalah memastikan transaksi tidak sering terlewat.
6. Hitung Keuntungan Secara Berkala
Jangan menunggu sampai akhir tahun untuk melihat apakah bisnis menghasilkan keuntungan.
Bisnis kecil dapat melakukan evaluasi setiap minggu atau setiap bulan. Periode tersebut membuat pemilik bisnis lebih cepat mengetahui jika biaya mulai meningkat atau penjualan mengalami perubahan.
Secara sederhana:
Keuntungan = Total Pemasukan - Total Pengeluaran
Misalnya dalam satu bulan:
Total pemasukan: Rp5.000.000
Total pengeluaran: Rp3.800.000
Keuntungan: Rp1.200.000
Angka tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan periode sebelumnya.
Jika penjualan meningkat tetapi keuntungan justru menurun, ada sesuatu yang perlu diperiksa. Bisa saja biaya bahan meningkat, terlalu banyak memberikan diskon, atau ada pengeluaran lain yang belum diperhitungkan.
7. Jangan Lupa Mencatat Biaya Promo
Promo memang dapat membantu menarik customer, tetapi biayanya tetap perlu diperhitungkan.
Misalnya sebuah produk memiliki harga Rp50.000 kemudian diberikan diskon Rp5.000. Jika ada 100 transaksi, nilai diskon yang diberikan sudah mencapai Rp500.000.
Karena itu, setiap promo sebaiknya memiliki tujuan dan batas yang jelas. Jangan sampai penjualan meningkat tetapi keuntungan justru turun terlalu jauh.
Kakak bisa membaca artikel Cara Membuat Promo Jualan yang Menarik tanpa Mengurangi Keuntungan untuk memahami cara membuat promo dengan lebih terkontrol.
8. Hubungkan Pencatatan Keuangan dengan Stok
Keuangan dan stok sebenarnya saling berkaitan.
Ketika membeli barang untuk dijual kembali, uang bisnis berkurang dan jumlah stok bertambah. Ketika produk terjual, stok berkurang dan bisnis menerima pemasukan.
Karena itu, pencatatan keuangan sebaiknya tidak dilakukan secara terpisah dari pengelolaan stok.
Misalnya, jika catatan menunjukkan telah terjual 50 produk, tetapi stok fisik hanya berkurang 30 produk, berarti ada data yang perlu diperiksa.
Untuk mempelajari pengelolaan persediaan dengan lebih rapi, baca juga Cara Mengelola Stok Barang untuk Jualan Online agar Tidak Berantakan.
9. Evaluasi Produk yang Paling Menguntungkan
Jumlah penjualan tidak selalu menunjukkan produk mana yang paling menguntungkan.
Sebuah produk mungkin terjual 100 kali, tetapi keuntungannya sangat kecil. Sementara produk lain hanya terjual 30 kali tetapi memberikan margin yang lebih besar.
Karena itu, selain mencatat jumlah produk yang terjual, perhatikan juga biaya dan keuntungan setiap produk.
Data tersebut dapat membantu menentukan produk mana yang perlu lebih sering dipromosikan, produk mana yang perlu dievaluasi harganya, dan produk mana yang mungkin tidak lagi sesuai untuk dipertahankan.
Katalog produk juga sebaiknya selalu diperbarui agar informasi produk, harga, dan variasinya sesuai dengan kondisi bisnis. Simak Cara Membuat Katalog Produk yang Menarik agar Customer Mau Membeli.
10. Lakukan Rekap Setiap Minggu atau Bulan
Mencatat transaksi setiap hari akan lebih berguna jika dilanjutkan dengan rekap secara berkala.
Setidaknya, periksa beberapa angka berikut:
Total penjualan
Total pengeluaran
Total keuntungan
Produk yang paling banyak terjual
Biaya promo
Jumlah stok yang tersisa
Pengeluaran yang meningkat
Uang yang diambil untuk kebutuhan pribadi
Dari data tersebut, pemilik bisnis dapat melihat perkembangan usaha dengan lebih jelas.
Misalnya, penjualan bulan ini naik 20%, tetapi biaya promosi naik 50%. Informasi seperti ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk menentukan strategi berikutnya.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mencatat Keuangan
Ada beberapa kesalahan sederhana yang sebaiknya dihindari ketika baru mulai mencatat keuangan bisnis.
Mencampur uang pribadi dan bisnis
Ini membuat pemilik bisnis sulit mengetahui kondisi keuangan sebenarnya.
Tidak mencatat transaksi kecil
Biaya kecil yang terjadi berkali-kali tetap dapat menjadi jumlah besar.
Menganggap seluruh omzet sebagai keuntungan
Omzet belum dikurangi dengan biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
Baru mencatat ketika ingat
Semakin lama transaksi dibiarkan, semakin besar kemungkinan ada data yang terlupakan.
Tidak mengevaluasi catatan
Pencatatan akan kurang bermanfaat jika data hanya disimpan tanpa pernah diperiksa.
Bagaimana Memulai Pencatatan Keuangan dari Nol?
Jika selama ini belum pernah mencatat keuangan bisnis, tidak perlu langsung membuat sistem yang kompleks.
Mulailah dengan empat langkah:
Pisahkan uang pribadi dan bisnis.
Catat setiap pemasukan.
Catat setiap pengeluaran.
Rekap hasilnya setiap minggu atau bulan.
Setelah terbiasa, pencatatan dapat dikembangkan dengan menambahkan data stok, keuntungan per produk, biaya promosi, dan kebutuhan operasional lainnya.
Yang paling penting adalah konsistensi. Sistem sederhana yang digunakan setiap hari jauh lebih berguna daripada sistem rumit yang hanya digunakan sesekali.
Kesimpulan
Cara mencatat keuangan bisnis online untuk pemula sebenarnya dapat dimulai dari sistem yang sangat sederhana. Pisahkan uang bisnis dari uang pribadi, catat pemasukan dan pengeluaran, hitung keuntungan, lalu lakukan evaluasi secara berkala.
Dengan pencatatan yang rapi, pemilik bisnis tidak hanya mengetahui berapa banyak produk yang terjual, tetapi juga dapat memahami kondisi bisnis dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Pengelolaan keuangan juga akan lebih mudah ketika informasi produk, harga, stok, dan promosi sudah tertata. Karena itu, selain mencatat transaksi, pastikan informasi produk yang diberikan kepada customer juga selalu jelas dan mudah diperbarui.
Jika Kakak sedang membangun bisnis online, Qlike dapat digunakan untuk membuat katalog produk digital yang berisi foto, nama, harga, deskripsi, dan kategori produk dalam satu tautan yang mudah dibagikan. Katalog tersebut dapat membantu customer melihat produk dengan lebih rapi sebelum melanjutkan komunikasi atau pemesanan melalui WhatsApp.