Mengelola stok barang merupakan salah satu bagian penting dalam menjalankan bisnis online. Ketika jumlah produk masih sedikit, pencatatan stok mungkin terasa mudah. Namun, semakin banyak produk dan pesanan yang masuk, kesalahan pencatatan dapat membuat bisnis mulai mengalami masalah.
Produk yang sebenarnya sudah habis bisa saja masih ditampilkan sebagai tersedia. Sebaliknya, stok yang masih ada dapat terlupakan karena tidak tercatat dengan baik.
Kondisi seperti ini bukan hanya menyulitkan penjual, tetapi juga dapat memengaruhi pengalaman customer.
Karena itu, penting untuk mulai mengelola stok sejak awal, meskipun bisnis masih kecil.
1. Kenapa Stok Perlu Dicatat?
Pencatatan stok membantu Anda mengetahui berapa banyak produk yang tersedia tanpa harus menghitung semuanya dari awal setiap kali ada pesanan.
Dengan pencatatan yang rapi, Anda dapat mengetahui:
jumlah stok saat ini
produk yang paling banyak terjual
produk yang mulai habis
produk yang jarang terjual
kapan perlu membeli atau membuat stok baru
Informasi tersebut juga dapat membantu Anda mengambil keputusan bisnis.
Misalnya, jika satu produk terus terjual sementara produk lain jarang bergerak, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyediakan lebih banyak produk yang memang memiliki permintaan.
2. Mulai dengan Sistem yang Sederhana
Bisnis kecil tidak harus langsung menggunakan software inventaris yang kompleks.
Pada tahap awal, spreadsheet sederhana sudah dapat digunakan.
Minimal, catat:
Produk | Stok Awal | Terjual | Sisa |
|---|---|---|---|
Cookies Choco Chip | 30 | 12 | 18 |
Cookies Red Velvet | 20 | 8 | 12 |
Brownies Fudge | 15 | 10 | 5 |
Rumus sederhananya adalah:
Stok akhir = stok awal + stok masuk - stok keluar
Yang paling penting bukan alatnya, tetapi konsistensi dalam memperbarui data.
3. Pisahkan Produk Berdasarkan Varian
Jika sebuah produk memiliki banyak varian, jangan mencatat semuanya sebagai satu stok.
Misalnya Anda menjual kaos dengan tiga ukuran:
S
M
L
Dan tiga warna:
hitam
putih
abu-abu
Stok sebaiknya dicatat berdasarkan kombinasi varian jika setiap pilihan memiliki jumlah yang berbeda.
Contohnya:
Kaos Oversize Hitam – M
Kaos Oversize Hitam – L
Kaos Oversize Putih – M
Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui stok yang benar-benar tersedia.
Tanpa pencatatan berdasarkan varian, Anda mungkin mengetahui bahwa masih ada “10 kaos”, tetapi tidak mengetahui ukuran dan warna apa yang sebenarnya tersisa.
4. Gunakan Nama Produk yang Konsisten
Pengelolaan stok akan menjadi lebih sulit jika nama produk berubah-ubah.
Misalnya produk yang sama kadang dicatat sebagai:
Cookies Coklat
Cookies Chocolate
Choco Cookies
Cookies Choco
Sistem pencatatan dapat menganggapnya sebagai produk yang berbeda.
Karena itu, gunakan satu nama yang konsisten.
Artikel Cara Membuat Nama Produk yang Menarik agar Mudah Ditemukan Customer dapat membantu Anda membuat sistem penamaan produk yang lebih rapi.
Jika jumlah produk semakin banyak, Anda juga dapat menggunakan kode produk atau SKU sederhana.
5. Catat Setiap Stok Masuk dan Keluar
Stok tidak hanya berkurang karena penjualan.
Stok dapat berubah karena berbagai alasan, seperti:
pembelian dari supplier
produksi baru
pesanan customer
barang rusak
barang digunakan sebagai sample
bonus produk
retur
kehilangan
Karena itu, jangan hanya mencatat transaksi penjualan.
Jika lima produk rusak dan dibuang, jumlah tersebut tetap perlu diperhitungkan agar angka stok sesuai dengan kondisi sebenarnya.
6. Bedakan Stok Fisik dan Stok yang Tercatat
Terkadang angka dalam catatan berbeda dengan jumlah barang yang benar-benar ada.
Misalnya sistem menunjukkan 20 produk, tetapi setelah dihitung secara fisik ternyata hanya ada 18.
Perbedaan tersebut perlu dicari penyebabnya.
Bisa saja ada:
transaksi yang belum dicatat
produk rusak
kesalahan penghitungan
barang digunakan untuk keperluan lain
kesalahan saat memasukkan data
Lakukan pengecekan secara berkala agar perbedaan stok tidak semakin besar.
7. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Stock opname adalah proses mencocokkan jumlah stok yang tercatat dengan stok fisik.
Untuk bisnis kecil, Anda tidak harus melakukannya setiap hari.
Frekuensinya dapat disesuaikan dengan jumlah produk dan transaksi.
Misalnya:
produk dengan transaksi tinggi: lebih sering
produk dengan transaksi rendah: lebih jarang
bisnis dengan stok sedikit: dapat dilakukan mingguan
bisnis dengan stok lebih banyak: dapat menggunakan jadwal yang lebih teratur
Tujuannya adalah memastikan data stok tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.
8. Tentukan Batas Minimum Stok
Jangan menunggu produk benar-benar habis sebelum memikirkan stok berikutnya.
Tentukan batas minimum atau reorder point sederhana.
Misalnya Anda biasanya menjual sekitar 5 produk per hari dan supplier membutuhkan waktu 3 hari untuk mengirimkan stok baru.
Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan selama masa tunggu tersebut.
Dengan adanya batas minimum, Anda memiliki waktu untuk melakukan pemesanan sebelum stok benar-benar habis.
Angkanya tidak harus sempurna sejak awal. Setelah memiliki data penjualan selama beberapa waktu, Anda dapat memperbaikinya berdasarkan pola yang sebenarnya.
9. Perhatikan Produk yang Cepat dan Lambat Terjual
Tidak semua produk memiliki kecepatan penjualan yang sama.
Ada produk yang langsung habis setelah tersedia. Ada juga produk yang membutuhkan waktu lebih lama untuk terjual.
Kelompokkan produk berdasarkan pergerakannya.
Misalnya:
Produk cepat terjual
Perlu dipantau lebih sering dan memiliki stok cadangan yang cukup.
Produk sedang
Dapat diproduksi atau dibeli sesuai pola penjualan normal.
Produk lambat
Hindari menyimpan terlalu banyak stok sebelum mengetahui permintaannya.
Informasi ini juga dapat membantu Anda menentukan produk mana yang layak dipromosikan lebih sering.
10. Jangan Menampilkan Produk yang Tidak Tersedia sebagai Ready Stock
Bayangkan customer menemukan produk melalui Instagram dan membuka katalog.
Di sana tertulis:
“Tersedia.”
Customer kemudian menghubungi WhatsApp dan baru mengetahui bahwa produk tersebut sebenarnya habis.
Jika hal tersebut sering terjadi, pengalaman customer dapat terganggu.
Karena itu, usahakan status produk sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Jika produk habis, Anda dapat:
menandainya sebagai habis
menyembunyikannya sementara
memberikan informasi pre-order
mencantumkan estimasi restock
Transparansi lebih baik daripada membuat customer mengetahui stok kosong setelah mereka bertanya.
11. Hubungkan Informasi Stok dengan Katalog
Katalog online bukan hanya tempat menampilkan foto dan harga.
Informasi seperti ketersediaan produk juga dapat membantu customer mengambil keputusan.
Misalnya:
Brownies Fudge 500g
Rp75.000
Tersedia
atau:
Brownies Fudge 500g
Rp75.000
Pre-order 2 hari
Informasi seperti ini membuat customer mengetahui kondisi produk sebelum menghubungi penjual.
Jika Anda menggunakan katalog online, pastikan informasi produk diperbarui secara berkala.
Anda dapat membaca Cara Membuat Katalog Produk yang Menarik agar Customer Mau Membeli untuk memahami cara menyusun katalog yang lebih mudah digunakan.
12. Jangan Menyimpan Stok Berlebihan
Memiliki banyak stok memang membuat produk terlihat selalu tersedia, tetapi stok juga merupakan uang yang tertahan dalam bentuk barang.
Jika produk tidak cepat terjual, modal Anda tidak dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis lainnya.
Risiko ini semakin besar untuk produk yang:
memiliki masa kedaluwarsa
mengikuti tren
mudah rusak
memiliki banyak varian
membutuhkan modal besar
Karena itu, jumlah stok sebaiknya disesuaikan dengan pola permintaan.
Untuk produk tertentu, sistem pre-order atau produksi berdasarkan pesanan dapat menjadi alternatif untuk mengurangi risiko stok berlebih.
Contoh Pengelolaan Stok Sederhana
Misalnya Anda menjual tiga jenis makanan:
Produk | Stok Awal | Stok Masuk | Terjual | Sisa |
|---|---|---|---|---|
Cookies Choco Chip | 20 | 10 | 15 | 15 |
Cookies Red Velvet | 15 | 5 | 12 | 8 |
Brownies Fudge | 10 | 10 | 16 | 4 |
Dari data tersebut terlihat bahwa Brownies Fudge memiliki sisa paling sedikit.
Jika pola penjualannya memang konsisten, produk tersebut dapat menjadi prioritas untuk diproduksi kembali.
Sebaliknya, jika sebuah produk memiliki stok tinggi tetapi penjualannya rendah, Anda dapat mengevaluasi apakah produk tersebut perlu dipromosikan, dikemas ulang, atau dikurangi produksinya.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Mengelola Stok
Beberapa kesalahan sederhana dapat membuat data stok berantakan.
Tidak mencatat stok masuk.
Barang sudah bertambah tetapi tidak masuk ke pencatatan.
Lupa mengurangi stok setelah penjualan.
Jumlah yang tercatat akhirnya lebih tinggi daripada kondisi sebenarnya.
Tidak mencatat barang rusak.
Stok terlihat tersedia padahal secara fisik sudah tidak bisa dijual.
Menggabungkan semua varian.
Jumlah stok terlihat banyak tetapi pilihan tertentu sebenarnya sudah habis.
Tidak melakukan pengecekan fisik.
Kesalahan pencatatan dapat berlangsung lama tanpa diketahui.
Menyimpan terlalu banyak stok.
Modal tertahan pada produk yang belum tentu cepat terjual.
Informasi katalog tidak diperbarui.
Customer melihat produk tersedia padahal stok sudah habis.
Cara Memulai Pengelolaan Stok dari Nol
Jika selama ini Anda belum pernah mencatat stok dengan rapi, tidak perlu langsung membuat sistem yang rumit.
Mulailah dengan langkah berikut:
1. Buat daftar semua produk.
Catat nama dan varian setiap produk.
2. Hitung stok fisik.
Gunakan jumlah tersebut sebagai titik awal.
3. Catat setiap stok masuk dan keluar.
Jangan mengandalkan ingatan.
4. Tentukan batas minimum.
Gunakan pola penjualan untuk memperkirakannya.
5. Periksa stok secara berkala.
Bandingkan catatan dengan jumlah fisik.
6. Perbarui katalog.
Pastikan informasi produk sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Setelah bisnis semakin besar, sistem tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.
Kesimpulan
Cara mengelola stok barang untuk jualan online tidak harus dimulai dengan sistem yang rumit. Yang paling penting adalah memiliki pencatatan yang konsisten dan memastikan data sesuai dengan kondisi produk yang sebenarnya.
Mulailah dengan mencatat stok awal, stok masuk, stok keluar, varian, dan produk yang rusak atau tidak dapat dijual. Lakukan pengecekan secara berkala dan tentukan batas minimum untuk produk yang memiliki permintaan tinggi.
Jangan lupa memperbarui informasi stok di katalog agar customer mendapatkan informasi yang jelas sebelum melakukan pemesanan.
Dengan pengelolaan stok yang lebih rapi, Anda dapat mengurangi kesalahan, menghindari kehabisan produk secara tiba-tiba, dan menggunakan modal dengan lebih terkontrol.
Tampilkan Produk dengan Informasi yang Selalu Terbarui
Setelah stok tercatat, pastikan customer dapat melihat produk yang memang tersedia.
Qlike dapat digunakan sebagai katalog online untuk menampilkan foto, nama produk, harga, kategori, dan deskripsi dalam satu link. Katalog tersebut dapat dibagikan melalui Instagram, WhatsApp, TikTok, maupun media sosial lainnya.
Dengan informasi produk yang rapi dan selalu diperbarui, customer dapat memilih produk dengan lebih mudah sebelum melanjutkan pemesanan melalui WhatsApp.